ލިޔެކިޔުންތައް ބެލެހެއްޓުމުގައި އަމަލު ކުރަމުންދާ އުސޫލް އަދި އިޖްރާޢަތްތައް
ލިޔެކިޔުންތައް ބެލެހެއްޓުމުގައި އިދާރާއިން ގެންގުޅޭ އުސޫލު
§ މިއީ، މި އިދާރާއިން ގެންގުޅެ ބަލަހައްޓާ އެންމެހާ ލިޔެކިޔުންތައް ބެލެހެއްޓުމާއި އަމަލު ކުރުމާގުޅޭ އުސޫލެވެ.
§ ކައުންސިލްގެ އިދާރާއަށް ލިބޭ އެންމެހާ ލިޔެކިޔުންތަކާއި ކައުންސިލުން އުފައްދާ އެންމެހާ ލިޔެކިޔުން ބެލެހެއްޓުމުގައި ޢަމަލުކުރާނީ މި އުސޫލެވެ.
§ ކައުންސިލަށް ލިބޭ ކޮންމެ ލިޔުމެއްވެސް ޖެމްސް އިން އެންޓްރީކުރަންވާނެއެވެ.
§ އެންޓްރީ ކުރާ ކޮންމެ ލިޔުމެއްގައިވެސް އެންޓްރީ ނަންބަރު ޖަހާފައި އޮންނަންވާނެއެވެ. މިގޮތަށް ޖަހާ އެންޓްރީ ނަންބަރަކީ ޖެމްސް އިން އޮޓޯ ޖެނެރޭޓުވާ ނަންބަރެވެ.
§ ހާޑް ކޮޕީގެ ކޮގުގައި އިދާރާއަށް ލިބޭ ކޮންމެ ލިޔުމެއްވެސް އެންޓްރީކުރުމަށްފަހު ސްކޭންކޮށް ލިޔެކިޔުން ބެލެހެއްޓުމަށް ޖެމްސްގައި ހެދިފައިވާ ފައިލްތަކުން އެކަމަކާއި ގުޅޭ ފައިލަކަށް ލާންވާނެއެވެ.
§ އިދާރާއަށް ލިބޭ ލިޔެކިޔުން އެންޓްރީކުރުމަށްފަހު، އިދާރާގެ އެސްޖީއަށާއި ކައުންސިލްގެ ރައީސް އަށް ޖެމްސްއިން ރޯލްއައުޓް ކުރަންވާނެއެވެ. ނުވަތަ އެ ލިޔުންތައް ޕްރިންޓްކޮށް އިދާރީ ގޮތުން އެވަގުތަކު ހުންނަ އެންމެ އިސްވެރިޔަކަށް ދައްކައި ސޮއި ހޯދުމަށްފަހު ކަނޑައަޅާ ގޮތެއްގެ މަތީން ކަމާބެހޭ ސެކްޝަނަށް ނުވަތަ ޔުނިޓަށް ލިޔުން ހަވާލުކުރަން ވާނެއެވެ.
§ ކޮންމެ ސެކްޝަނަކުން އަދި ޔުނިޓަކުންވެސް ބަލަހައްޓާ ލިޔެކިޔުންތައް ފައިލް ކުރުމުގައި އެ ލިޔުމެއްގައިވާ އެއްވެސް މަޢުލޫމާތަކަށް އުނިކަން ނާންނާނޭ ގޮތަށް ފައިލްކުރުމަށް ފަރުވާތެރިވެ ސަމާލުކަން ދޭންވާނެއެވެ.
§ ކޮންމެ ސެކްޝަނަކުން އަދި ޔުނިޓަކުންވެސް ބަލަހައްޓާ ފައިލްތައް ހުންނަންވާނީ، އެއީ ކޮންކަމަކާބެހޭ ކޮން ފައިލެއްކަމާއި އެއްކަމާބެހޭ އެއް ފައިލަށްވުރެ ގިނަ ފައިލް ވާނަމަ އެ ފައިލުގެ ނަންބަރުގެ އިތުރުން ފައިލުތަކުގެ ތެރެއިން ކިތައްވަނަ ފައިލުކަން އެނގޭ ގޮތަށް ފައިލުގެ ބޭރުގައި ނަންޖަހާފައެވެ. އަދި ހަމައެހެންމެ ހެދޭ ކޮންމެ ފައިލަކީ މައްސަލައާއި ގުޅިގެން ނަންބަރ ދެވިފައިވާ ފައިލެއް ކަން ކަށަވަރުކޮށް އެނަންބަރެއް ޖެހުމަށް ސަމާލުކަން ދޭންވާނެއެވެ.
§ އިދާރާގައި ފައިލްކޮށް ރައްކާތެރިކުރެވިފައިވާ ލިޔެކިޔުންތައް ނަގަންވާނީ އިދާރާއިން ކުރަމުންދާ މަސައްކަތަކާއި ގުޅިގެން ނުވަތ ފޯރުކޮށްދޭ ޚިދުމަތަކާއި ގުޅިގެން ކޮންމެހެން ނަގަންޖެހޭ ޙާލަތެއްގައެވެ. އަމިއްލަ ބޭނުމަށް ނުވަތަ އިދާރީ މަސައްކަތާއި ގުޅުން ނެތް އެއްވެސް ކަމަކަށް ފައިލްތަކުގައިވާ ލިޔެކިޔުން ނަގައިގެން ނުވާނެއެވެ.
§ އިދާރާ މުވައްޒަފުންގެ ޕާސަނަލް ލިޔުންތައް ހިމެނޭ ފައިލްތައް ހުންނަންވާނީ ކަމާބެހޭ މުވައްޒަފުގެ ޚާއްސަ ބެލުމުގެ ދަށުގައި ތަޅުލެވޭ ތަނެއްގައި ރައްކާތެރި ކުރެވިފައެވެ. އެއިން ފައިލެއް ނަގަންވާނީ ސީދާ އެ މުވައްޒަފުގެ ބެލުމުގެ ދަށުންނެވެ. އެ މުވައްޒިފު ނެތް ހާލަތުގައި މުވައްޒަފެއްގެ ފައިލެއް ކޮންމެހެން ބަލަން ޖެހިއްޖެ ހާލަތެއްގައި އެކަން ކުރަންވާނީ އިދާރީ ހިންގުމާ ބެހޭ އިސްވެރިޔާގެ ބެލުމުގެ ދަށުންނެވެ.
§ އިދާރާއަށް ލިބޭ ނުވަތަ އިދާރާއިން އުފައްދާފައިވާ އެއްވެސް ލިޔެކިޔުމެއް ހަވާލުވެފައިވާ މުވައްޒަފެއްގެ އިހުމާލުން ގެއްލިއްޖެނަމަ، އެ މުވައްޒަފަކާމެދު ގަވާއިދުން ފިޔަވަޅު އަޅަންވާނެއެވެ.
